Qui peut faire un rapport ?

BEFED s'engage à opérer de manière éthique et responsable et exige des personnes avec lesquelles elle établit ou a établi des relations dans le cadre de ses activités, et notamment

• Employés de BEFED ;
• les travailleurs indépendants, y compris ceux visés au chapitre I de l'accord de Cotonou. loi n° 81/2017, ainsi que les titulaires d'une relation de collaboration visée au’ 409 du code de procédure civile et au’Article 2 du décret législatif 81/2015, qui effectuent leur travail pour BEFED ;
• les travailleurs et les collaborateurs des entreprises qui fournissent des biens ou des services et qui effectuent des travaux pour BEFED ;
• les professionnels indépendants et les consultants travaillant pour BEFED ;
• les bénévoles rémunérés et non rémunérés et les stagiaires travaillant à BEFED ;
• les clients, les clients potentiels de BEFED ;
• les actionnaires (personnes physiques) les actionnaires et les personnes exerçant des fonctions d'administration, de gestion, de contrôle, de surveillance ou de représentation en faveur de la BEFED, même si ces fonctions sont exercées de facto. à se comporter de la même manière.

À cette fin, BEFED a mis en place des règles spécifiques, un processus de dénonciation et a désigné un organe de gestion des dénonciations internes.

BEFED souhaite donc mettre à la disposition des dénonciateurs potentiels des canaux sécurisés qui garantissent la confidentialité de leur identité et du contenu du rapport, sans préjudice de toute obligation légale, et leur protection contre les représailles. De même, les facilitateurs, les membres de la famille et les collègues du dénonciateur et des entreprises/entités liées sont également protégés contre les représailles.

Toute personne qui adopte un comportement de représailles, discriminatoire, injuste ou inapproprié à l'égard du dénonciateur et des autres personnes impliquées dans le rapport peut faire l'objet d'une procédure disciplinaire, le cas échéant, et/ou être signalée aux autorités judiciaires si son comportement peut être considéré comme constituant une infraction pénale.

La protection des personnes déclarantes s'applique dans les cas suivants :

• lorsque la relation juridique entre BEFED ou l'organisation à laquelle elle appartient et le déclarant est en cours ;
• lorsque la relation juridique entre BEFED et le reporter, ou l'organisation dont le reporter est membre, n'a pas encore commencé, si les informations sur les violations ont été acquises au cours du processus de sélection ou d'autres étapes précontractuelles ;
• pendant la période d'essai des employés ;
• après la cessation de la relation juridique si les informations sur les violations ont été acquises au cours de cette relation.

Que faut-il signaler ?

BEFED encourage tous ceux qui entretiennent des relations d'affaires, comme indiqué au point précédent, à signaler toute activité inappropriée, malhonnête ou potentiellement illégale déjà commise, susceptible d'être commise ou potentiellement commise, ainsi que tout comportement susceptible de causer un dommage ou un préjudice, y compris à l'image de BEFED.

Que ne faut-il pas signaler ?

Les signalements autres que ceux décrits ci-dessus, et notamment ceux liés à des intérêts personnels, les informations manifestement infondées, les informations qui sont déjà pleinement dans le domaine public, et les informations acquises uniquement sur la base d'indiscrétions ou de rumeurs peu fiables (dites “rumeurs”), ne seront pas traités.

Tout rapport relatif à des questions de ressources humaines (harcèlement, intimidation, égalité des chances, diversité des genres) sera traité conformément aux règlements internes pertinents.

Si le rapport s'avère infondé et qu'aucune action judiciaire ou disciplinaire n'est engagée, les données personnelles seront supprimées ou rendues anonymes dans le délai indiqué dans l'avis.

En cas de rapports infondés, de mauvaise foi ou de négligence, BEFED se réserve le droit d'agir pour défendre ses propres intérêts ou ceux des parties lésées qui font l'objet du rapport. Par la suite, les données personnelles seront supprimées/détruites ou anonymisées dans les délais indiqués dans la note d'information.

Comment faire un rapport ?

En application de la législation, BEFED propose les moyens suivants pour effectuer un rapport interne :

• Formulaire écrit
• Réunion confidentielle

Déclaration écrite par lettre recommandée/enregistrée
Pour les dénonciateurs qui préfèrent faire un rapport écrit par courrier recommandé (de préférence) ou par courrier ordinaire, il est conseillé de placer le rapport dans deux enveloppes scellées : la première contenant les données d'identification du dénonciateur ainsi qu'une photocopie de la pièce d'identité, si le dénonciateur ne souhaite pas rester anonyme ; la seconde contenant le rapport, de manière à séparer les données d'identification du dénonciateur et le rapport.

Il est recommandé, dans la mesure du possible, que le dénonciateur indique une référence de contact (par exemple, une boîte aux lettres avec un nom qui n'est pas nécessairement traçable au dénonciateur et qui ne fait pas partie du domaine de l'entreprise BEFED) afin qu'il puisse être contacté ultérieurement pour toute enquête complémentaire et pour indiquer que son rapport a été reçu et pris en compte). Les deux enveloppes sont ensuite placées dans une troisième enveloppe fermée portant la mention “confidentiel” à l'extérieur et adressée à “l'organe de gestion des rapports” à BEFED FRANCHISING BERGAMO. Le rapport fait ensuite l'objet d'un enregistrement confidentiel, au moyen d'un registre indépendant, par BEFED.

Si le rapporteur n'utilise pas d'enveloppe unique, son rapport sera tout de même pris en compte.

Réunion confidentielle

Enfin, si le dénonciateur souhaite avoir un entretien confidentiel avec le SB ou avec un membre de l'organe de direction du canal d'information interne, il peut le demander au moyen d'un rapport écrit (conformément aux procédures indiquées ci-dessus), en indiquant de préférence le lieu où il souhaite que l'entretien soit organisé, qui fera l'objet d'un procès-verbal et ne sera signé par le dénonciateur qu'avec son consentement. À la demande du rapporteur, une réunion peut également être organisée via une plateforme à distance (par exemple, des équipes).

Le dénonciateur, s'il le juge opportun, peut également recourir au soutien, en demandant une ou plusieurs réunions, d'un ou de plusieurs facilitateurs qui peuvent également jouer le rôle de médiateur.

Le journaliste peut utiliser le CANAL EXTERNE FOURNI PAR L'ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ si au moins l'une des circonstances suivantes s'applique :

1. le canal interne mis à la disposition de l'entreprise ne semble pas approprié pour protéger la confidentialité des personnes et du contenu du rapport ;
2. l'entreprise n'a pas donné suite à un signalement effectué par la voie interne ;
3. il existe une forte probabilité qu'un signalement ne soit pas suivi d'effet ou qu'il entraîne un risque concret de représailles à l'encontre de l'auteur du signalement ou d'autres personnes ;
4. il existe un danger concret, imminent ou évident pour l'intérêt public (par exemple, une situation d'urgence ou un risque de préjudice irréversible, y compris pour la sécurité physique d'une ou de plusieurs personnes) qui exige que la violation soit divulguée rapidement et qu'elle ait un large écho afin d'en prévenir les effets éventuels).

Les cas 3 et 4 doivent être basés sur des raisons fondées et non sur de simples déductions.

En outre, un dénonciateur qui estime avoir subi des représailles à la suite d'un signalement peut communiquer l'incident à l'ANAC conformément à l'article 19 du décret législatif 24/2023, afin de permettre à cette dernière de mener les enquêtes prévues par la législation et éventuellement d'imposer une sanction à la personne qui a mis en œuvre la mesure de représailles.

A la date de publication de la présente instruction, l'accès au canal de signalement est disponible sur le site institutionnel de l'ANAC à la page https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Il est conseillé de consulter directement les sites web des autorités pour vérifier toute condition supplémentaire concernant les rapports externes et les mises à jour sur les canaux de rapport.

Enfin, le journaliste peut décider de faire une divulgation publique, c'est-à-dire la mise à disposition du public d'informations sur les violations par le biais de la presse ou des médias électroniques ou par d'autres moyens de diffusion susceptibles d'atteindre un grand nombre de personnes.

Comment protéger davantage le journaliste ?

Afin de protéger le dénonciateur, il est possible d'appliquer d'autres mesures en plus de celles indiquées, en particulier il est suggéré que le dénonciateur :

• de ne fournir que des informations pertinentes pour l'alerte ;
• à la boîte aux lettres (s'il privilégie ce canal) à partir d'une connexion non professionnelle (par exemple, à partir de son domicile) ;
• utiliser un navigateur en navigation anonyme et supprimer ensuite l'historique de navigation du navigateur. Le journaliste peut ainsi maximiser la confidentialité (en réduisant le risque d'observations indiscrètes).

Quel doit être le contenu du rapport ?

Le rapport doit contenir des informations concernant le nom de la (des) personne(s) ou la (les) référence(s) de la (des) structure(s) présumée(s) responsable(s) de la violation et une brève description de la violation présumée, avec une indication des circonstances de temps et de lieu dans lesquelles le(s) fait(s) s'est (se sont) produit(s), en soulignant également toute tierce partie impliquée, ayant connaissance des faits (témoins) ou potentiellement lésée.

Le rapport indique également

• doit indiquer l'identité du rapporteur lorsque celui-ci ne souhaite pas rester anonyme ;
• doit indiquer l'adresse du journaliste à qui les mises à jour doivent être communiquées (par exemple, comme indiqué ci-dessus, une boîte aux lettres électronique dont le nom ne permet pas nécessairement de remonter jusqu'au journaliste et qui ne se trouve pas dans le domaine d'activité de BEFED).

Pour faciliter le traitement du rapport, toutes les pièces justificatives disponibles doivent être jointes.

Si un dénonciateur est impliqué, il devra le préciser, car il peut être traité différemment des autres personnes, sous réserve de la législation applicable.

Aucune donnée personnelle autre que celles qui sont strictement nécessaires et/ou non pertinentes pour poursuivre l'enquête ne doit être incluse dans le rapport.

Est-il possible de faire des signalements anonymes ?

Recrui Srl encourage les dénonciateurs à privilégier les rapports non anonymes afin de rationaliser les enquêtes et de les rendre plus efficaces ; en outre, dans le cas de rapports anonymes, l'organe de gestion du canal de signalement interne peut ne pas être en mesure d'enquêter efficacement sur le rapport et/ou de contacter le dénonciateur pour accuser réception du rapport. Par conséquent, il est recommandé, lorsque le dénonciateur a l'intention d'utiliser cette méthode, que le rapport soit suffisamment détaillé, qu'il contienne de nombreux détails et qu'il soit en tout état de cause de nature à mettre en lumière des faits et des situations liés à des contextes spécifiques (par exemple, indication de noms ou de qualifications particulières, mention de fonctions spécifiques, de procédures ou d'événements particuliers, etc.).

Il convient de noter que, si le déclarant opte pour la divulgation publique, les informations sur les violations sont placées dans le domaine public et ne peuvent pas être protégées par le BEFED. Par conséquent, si le rapporteur divulgue volontairement son identité, la protection de la confidentialité ne sera pas pertinente. En revanche, si le rapporteur ne révèle pas son identité, le BEFED traitera la divulgation de la même manière qu'un rapport anonyme.

Que fait BEFED après avoir reçu l'alerte ?

La procédure de dénonciation comprend les étapes suivantes :

• la réception de l'alerte ;
• l'évaluation préliminaire par l'organe de direction du canal d'information interne ;
• l'enquête ;
• la fermeture de la signalisation.

L'organe de gestion du canal de signalement interne vérifie le rapport reçu pour s'assurer de ce qui est décrit et, dans un délai maximum de sept jours, en informe la personne qui a fait le signalement. Les résultats de l'enquête peuvent comprendre plusieurs étapes et des investigations approfondies et peuvent impliquer d'autres personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel du dénonciateur et des autres personnes impliquées dans le rapport. En aucun cas, les personnes impliquées dans le rapport ne prendront part à cette activité. Toutefois, en cas de signalement aux autorités, l'obligation de garder confidentielle l'identité des personnes impliquées ou mentionnées dans le signalement peut s'éteindre de la manière et dans les conditions prévues par la législation applicable. L'identité du dénonciateur et toute autre information dont elle pourrait être déduite ne peuvent être divulguées à des personnes autres que celles compétentes pour traiter le rapport qu'avec le consentement du dénonciateur, ou lorsque cela est obligatoire ou légitime en vertu de la législation applicable, ou lorsque la divulgation de l'identité est indispensable (par exemple dans le cadre d'enquêtes menées devant les autorités judiciaires) ; dans ces deux derniers cas, le dénonciateur sera informé par BEFED des raisons d'une telle divulgation.

À l'issue de l'enquête (et au plus tard trois mois après le rapport), l'administrateur unique est informé des résultats de l'enquête et, le cas échéant, des mesures préventives, atténuantes ou pénalisantes qu'il propose de prendre.

Dans certains cas, l'organe de gestion du canal d'information interne ne traite pas le rapport, auquel cas il fournit au déclarant une justification adéquate. Ces conditions sont remplies :

• si le rapport se rapporte à des faits qui, bien que concernant BEFED, s'avèrent être des “rapports non inhérents”, tels que, mais sans s'y limiter, les plaintes commerciales, les propositions commerciales, les activités de marketing ;
• si l'on sait que les faits rapportés font l'objet d'une enquête par les autorités publiques (par exemple, les autorités judiciaires et les organes administratifs) ;
• lorsque le rapport porte sur des faits déjà connus et pleinement vérifiés au préalable et que le nouveau rapport a ajouté ou permet d'ajouter d'autres éléments ou aspects à ce qui était déjà connu (rapports dits "périmés"), ou lorsque la documentation est simplement produite en l'absence de rapport sur les comportements illicites ou les irrégularités ;
• si l'organe de gestion du canal de signalement interne fait preuve d'incompétence sur les questions signalées.

Dans tous ces cas, l'organe de gestion du canal de signalement interne classera le rapport en accusant réception au dénonciateur et, si nécessaire, en l'orientant vers une autre entité à laquelle le rapport doit être transmis.

Dans certains cas, il peut être nécessaire, avec le consentement du déclarant, de divulguer ses données à des tiers autorisés, tandis que l'administrateur unique se réserve le droit de divulguer l'objet du rapport à l'autorité judiciaire sans demander au préalable le consentement du déclarant (article 12, paragraphe 3, du décret législatif 24/2023 “Dans le cadre d'une procédure pénale, l'identité du déclarant est couverte par le secret de la manière et dans les limites prévues à l'article 329 du code de procédure pénale”).

De qui se compose l'organe de gestion du canal d'information interne ?

L'organe de gestion du canal d'information interne est composé de membres indépendants et non exécutifs qui ont été choisis et nommés sur la base de leur expertise et qui sont tenus à une totale confidentialité des informations dont ils peuvent avoir connaissance.